C’est avec la visio conférence, le grand gagnant de cette crise sanitaire. Depuis 2020, la signature électronique largement plébiscitée pendant les périodes de confinement en raison du travail à distance, s’impose aujourd’hui dans le monde du travail. REALEASE Capital, société de location financière, vous explique les avantages de la signature électronique.
Il aura fallu plusieurs années avant que les sociétés aient recours à elle. Vingt ans au total, depuis sa légalisation en France. Mais aujourd’hui, elle a acquis ses lettres de noblesse et détrône le papier. Contrairement aux idées reçues, la signature électronique ne consiste pas à signer un document PDF, le scanner et le renvoyer par mail. La vraie signature électronique consiste à authentifier un acte par voie numérique. Une procédure qui nécessite d’utiliser une authentification par code secret.
Et le moins que l’on puisse dire c’est que la signature électronique tourne à plein régime. Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov pour Universign, 26 % des entreprises des salariés interrogés ont adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 49 % l’ont utilisée pour parapher des document réalisés dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux ressources humaines.Mais cet effort de numérisation apparaît, d’après les répondants, inégal selon la taille des entreprises considérées : 41 % sont des PME, 53 % des ETI, et seulement 25 % des TPE. Pourtant les solutions de signature électronique sont simples à mettre en œuvre et leur coût est très raisonnable.
1- Signature électronique : un gain de temps
Choisir la signature électronique c’est avant tout opter pour un dispositif rapide. Exit la paperasse, les signatures et les allers-retours incessants. La signature électrique facilite nettement le travail des collaborateurs qui ne perdent plus le temps et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Les documents peuvent être signés en quelques secondes. Ils peuvent être aussi paraphés simultanément par les parties, plutôt que successivement comme c’est le cas pour le papier.
“Ce service est accessible à tout moment sur un terminal fixe ou un mobile ce qui fait que vous pouvez signer un contrat rapidement et en toute sécurité. De plus, cela évite les échanges postaux”, explique Virginie Lucas, directrice des opérations dont l’entreprise REALEASE Capital, société de location financière, s’est dotée d’un service de signature électronique numéro 1 du marché Docusign.
De plus, les entreprises qui proposent des solutions de signature ont pensé à tout et offrent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités associées. Ils peuvent par exemple suivre en temps réel l’avancement des dossiers…
2- Signature électronique : un cadre sécurisé
Question sécurité, la signature électronique coche toutes les cases. “Elle a une valeur juridique. Elle permet d’authentifier le signataire et préserve l’intégrité du document une fois celui-ci signé au moyen d’un certificat électronique”, précise Virginie Lucas. Les signatures numériques utilisent la cryptographie pour garantir l’authenticité de la personne qui signe électroniquement un document. La technologie d’infrastructure à clés publiques (PKI) est la
base de la technologie de signature numérique. Le règlement eIDAS, qui est entré en vigueur le 1er juillet 2016, permet de garantir que les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. Ce règlement européen signifie que tout document électronique que vous envoyez entre deux pays de l’UE est sûr, conforme à la loi et réglementé. Le règlement (CE) n° 910/2014 permet aux membres de l’UE d’effectuer des transactions transparentes entre les pays.
La signature électronique a par ailleurs une forte valeur légale en France comme dans le reste de l’Union Européenne.
3-La signature en ligne : la préservation de l’environnement
La signature électronique est aussi le moyen pour un professionnel, de faire des économies sur l’achat de papier, d’encre et d’impression des documents à signer ainsi que sur les frais d’envoi ou, le cas échéant de déplacement. À leur échelle, en adoptant la transformation digitale et en allant jusqu’au bout de leur dématérialisation, les grands groupes, les PME et les indépendants contribuent ainsi à la préservation de l’environnement.
”En 2020, REALEASE Capital a enregistré près de 50% de e-contrats.Entre la consommation de papier et l’archivage, la signature électronique aura permis de réaliser 113 000 euros d’économies”,
se félicite Virginie Lucas.
De plus, REALEASE Capital, experte en location financière et très engagée dans les démarches RSE, offre ainsi la possibilité à ses partenaires et clients d’agir conjointement pour la planète en matérialisant chaque signature électronique de contrat de location par la plantation d’arbres dans le cadre de projets de reforestation.
